Solusi Pintar Ini Klaim Membuat Kembali Bekerja di Kantor Jadi Lebih Aman

JAKARTA - Wabah virus Corona baru atau COVID-19 mengubah dinamika manajemen tenaga kerja di hampir semua perusahaan. Saat pemerintah melonggarkan berbagai pembatasan terkait PSBB (Pembatasan Sosial Berskala Besar) , dan para karyawan mulai kembali bekerja di kantor, muncul tantangan baru yang dihadapi perusahaan terkait panduan dimulainya kembali kegiatan bekerja, penerapan jarak aman, pengendalian di perbatasan negara/wilayah dan anjuran terkait perjalanan ke satu negara/wilayah. (Baca juga: Positivity Rate COVID-19 Indonesia Melebihi Standar WHO, Satgas: Ini Kabar Kurang Baik )

Di Dassault Systèmes, keselamatan kerja sangat penting, baik untuk karyawan, mitra maupun pelanggan. Mereka menggunakan solusi dari portofolio Back to Office Workforce Planner untuk mengatur karyawan yang kembali bekerja di kantor.

Dengan mempertimbangkan kondisi saat ini, pembatasan dari pemerintah, persyaratan bisnis dan preferensi pribadi, siapa saja yang harus kembali bekerja di kantor? Ini yang menjadi pertanyaan utama.

Setidaknya ada lima faktor penting yang dipertimbangkan dalam merencanakan kembalinya karyawan ke kantor. Pertama, pembatasan dari pemerintah. Setiap pemerintah memiliki aturan pembatasan yang berbeda dan peraturan pembatasan sosial juga diterapkan di lingkungan kantor.

Kedua, persyaratan bisnis. Walaupun banyak perusahaan memberi kesempatan kepada para karyawannya untuk bekerja dari rumah, ada karyawan tertentu yang tetap harus bekerja di kantor.

Ketiga, prioritas bisnis dan tugas. Ini tergantung pada tugas karyawan di departemen mereka masing-masing, ada karyawan yang harus diprioritaskan untuk bekerja di kantor.

Keempat, kondisi personal. Manusia adalah inti dari bisnis. Setiap karyawan mungkin punya kondisi khusus yang berbeda – mulai dari harus menjaga anak atau orang tua, hingga tidak memiliki fasilitas untuk bekerja dari rumah. Semua ini harus menjadi pertimbangan.

Kelima, preferensi pribadi. Beberapa orang mungkin memiliki preferensi untuk bekerja dari rumah atau di kantor. Hal ini harus dipertimbangkan juga.

Back to Office Workforce Planner membuat perencanaan berdasarkan okupansi kantor yang diinginkan. Sebagai contoh, di Dassault Systèmes, dilakukan dengan pendekatan bertahap. Mulai dari okupansi kantor sebesar 25% dan perlahan meningkat menjadi 50%, sebelum semua karyawan kembali ke kantor beberapa bulan dari saat ini. Shift kantor dibuat dan diterapkan untuk para karyawan.

Melakukan perencanaan secara manual dengan mempertimbangkan semua data di atas untuk kantor dengan puluhan atau ratusan karyawan sangat menjemukan, memakan waktu dan rawan kesalahan. Dengan otomatisasi penugasan ini jajaran manajemen senior dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih penting –memandu bisnis melalui kondisi yang belum pernah terjadi sebelumnya, berkomunikasi dengan karyawan dan mempertahankan mereka, serta membuat strategi serta positioning bisnis untuk masa depan.

Back to Office Workforce Planner sudah digunakan di kantor-kantor Dassault Systèmes di Australia, Malaysia dan Singapura, dan segera digunakan di Jepang serta India. Penggunan planner di negara-negara lainnya seiring dengan para karyawan kembali mulai bekerja di kantor.

Back to Office Workforce Planner adalah versi sederhana dari DELMIA Quintiq Workforce Planner, yang mencakup seperangkat tool untuk membuat perencanaan dan mengoptimalkan karyawan di sektor pemerintahan, layanan publik, bandar udara, korporasi dan pabrik, di seluruh dunia termasuk Indonesia.

DELMIA Quintiq Workforce Planner diklaim memiliki kelebihan:
1. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Memahami bagaimana perencanaan tenaga kerja dalam jangka panjang memungkinkan Anda untuk memenuhi kebutuhan.

2. Layanan-Mandiri Karyawan
Memungkinkan karyawan untuk mengganti shift, mengajukan cuti dan menentukan waktu kerja sesuai pilihan mereka –semuanya melalui aplikasi handphone.

3. Waktu dan Kehadiran
Lebih dari sekadar membuat jadwal, tapi juga melacak jam kerja karyawan dengan kemampuan yang terintegrasi untuk waktu dan kehadiran.

4. Rostering
Membuat daftar nama yang menyertakan semua pembatasan dalam penjadwalan kerja, seperti pilihan shift, peraturan tenaga kerja dan cuti.

5. Penugasan
Mengoptimalkan tugas dan pekerjaan untuk memaksimalkan penggunaan dan efektivitas. Menempatkan karyawan yang tepat untuk pekerjaan yang tepat, di waktu yang tepat

6. Penjadwalan Karyawan di Hari Penyediaan Layanan
Memberikan informasi real-time kepada penyusun rencana kerja karyawan untuk mengatasi gangguan operasional pada hari tertentu dengan cara paling cepat dan paling efisien.

Saat berperang melawan pandemi Covid-19, Dassault Systèmes menyatakan tekadnya membantu berbagai perusahaan menjadi lebih kuat dibandingkan sebelumnya. Caranya dengan memastikan para karyawan bisa kembali bekerja dengan aman.