Pengertian Absen Online dan Kelebihannya Dibandingkan Absen Manual

JAKARTA - Absen Online kini mulai merambah ke berbagai perusahaan menggantikan absen manual yang dirasa sudah tidak terlalu relevan lagi. Sama halnya dengan jenis absensi lainnya, laporan absen online juga berisi informasi tentang waktu hadir dan pergi karyawan termasuk keterlambatan dan jam lembur. Hal ini penting bagi perusahaan yang menerapkan aturan gaji dengan jumlah kehadiran karyawannya dalam format absensi.

Tak hanya itu saja, laporan kehadiran juga digunakan untuk mengevaluasi setiap karyawan di perusahaan yang berujung juga pada penilaian kinerja karyawan dan produktivitas perusahaan.

Berikut ini akan diulas mengenai absen online dan manfaatnya bagi perusahaan.

Pengertian Absen Manual
Sebelum mengetahui manfaat absen online bagi perusahaan, mari pelajari dahulu tentang pengertian laporan absensi karyawan. Laporan absensi karyawan merupakan laporan yang berisi rekapan mengenai jumlah kehadiran setiap karyawan dalam suatu perusahaan yang biasanya dihitung dalam satu bulan.

Ada beberapa hal pokok yang termuat dalam laporan absen karyawan, antara lain :
1. Data cuti atau izin karyawan.
2. Data jam datang dan pulang karyawan (clock in/clock out)
3. Data keterlambatan karyawan
4. Pada kasus sistem online, akan terdapat fitur pendukung remote working.

Semua data tersebut selanjutnya akan diberikan kepada HRD yang bertanggung jawab pada penggajian karyawan. Oleh karena itu, data yang diberikan kepada pihak HRD harus jelas dan tidak ada yang terlewat agar tak ada yang dirugikan.

Untuk itu, perusahaan memerlukan sistem yang dapat meminimalisir kesalahan perekapan data. Salah satunya dengan menggunakan sistem absen online.

Secara umum, ada dua jenis absen yang dapat digunakan oleh perusahaan yakni absensi dengan format manual dan format online. Absensi dengan format manual merupakan absensi dengan ini menggunakan beberapa alat konvensional seperti kertas dan alat tulis.

Setiap hari karyawan melakukan absen dengan menuliskan jam kehadiran beserta tanda tangannya sebagai bukti kehadiran. Begitu pula saat hendak pulang. Format absensi manual umumnya berupa tabel yang memuat beberapa informasi seperti nama, jabatan, tanggal, jam kedatangan, jam pulang, dan keterangan.

Kelemahan dari absen manual adalah rawan terjadi kecurangan seperti titip absen atau memalsukan jumlah kedatangan. Selain itu, rekapitulasi data secara manual membutuhkan waktu yang tidak sebentar dan hasilnya pun belum tentu akurat. Itulah mengapa saat ini banyak perusahaan yang beralih ke absen dengan format online.

Sementara, Absen online merupakan sistem absensi yang memanfaatkan jaringan internet dengan sistem cloud yang terhubung dengan database secara realtime. Sistem cloud ini berguna untuk menyimpan data absensi secara otomatis tanpa perlu melakukan rekapitulasi. Selain itu, laporan absensi yang telah masuk dapat diakses di mana pun dan kapan pun sehingga memudahkan HRD untuk memantau karyawannya secara realtime.

Saat ini, telah tersedia banyak jenis software absen online yang memiliki kemampuan untuk tracking pegawai berdasarkan lokasi (GPS) dan face recognition. Tentunya bisa mencatat jam kerja secara realtime, sehingga bisa memantau aktivitas kehadiran karyawan dengan efektif dan efisien.

Tujuan Melakukan Laporan Absensi bagi Perusahaan
Adapun tujuan untuk melakukan laporan absensi bagi perusahaan adalah sebagai berikut:
1. Menandai waktu kedatangan dan pulang karyawan
2. Menghitung jumlah jam kerja
3. Melacak jumlah ketidakhadiran karyawan
4. Pedoman perhitungan gaji serta tunjangan
5. Memastikan operasional perusahaan dijalankan dengan benar
6. Mengetahui produktivitas karyawan
7. Memastikan upah karyawan sesuai

Manfaat Absen Online
Secara umum, absen online memiliki manfaat yang sama dengan jenis absen lainnya, yakni memberikan laporan kehadiran karyawan setiap harinya. Ada beberapa manfaat lainnya yang hanya dimiliki oleh sistem absen online, yakni :