Pengertian Absen Online dan Kelebihannya Dibandingkan Absen Manual

JAKARTA - Absen Online kini mulai merambah ke berbagai perusahaan menggantikan absen manual yang dirasa sudah tidak terlalu relevan lagi. Sama halnya dengan jenis absensi lainnya, laporan absen online juga berisi informasi tentang waktu hadir dan pergi karyawan termasuk keterlambatan dan jam lembur. Hal ini penting bagi perusahaan yang menerapkan aturan gaji dengan jumlah kehadiran karyawannya dalam format absensi.

Tak hanya itu saja, laporan kehadiran juga digunakan untuk mengevaluasi setiap karyawan di perusahaan yang berujung juga pada penilaian kinerja karyawan dan produktivitas perusahaan.

Berikut ini akan diulas mengenai absen online dan manfaatnya bagi perusahaan.

Pengertian Absen Manual
Sebelum mengetahui manfaat absen online bagi perusahaan, mari pelajari dahulu tentang pengertian laporan absensi karyawan. Laporan absensi karyawan merupakan laporan yang berisi rekapan mengenai jumlah kehadiran setiap karyawan dalam suatu perusahaan yang biasanya dihitung dalam satu bulan.

Ada beberapa hal pokok yang termuat dalam laporan absen karyawan, antara lain :
1. Data cuti atau izin karyawan.
2. Data jam datang dan pulang karyawan (clock in/clock out)
3. Data keterlambatan karyawan
4. Pada kasus sistem online, akan terdapat fitur pendukung remote working.

Semua data tersebut selanjutnya akan diberikan kepada HRD yang bertanggung jawab pada penggajian karyawan. Oleh karena itu, data yang diberikan kepada pihak HRD harus jelas dan tidak ada yang terlewat agar tak ada yang dirugikan.

Untuk itu, perusahaan memerlukan sistem yang dapat meminimalisir kesalahan perekapan data. Salah satunya dengan menggunakan sistem absen online.

Secara umum, ada dua jenis absen yang dapat digunakan oleh perusahaan yakni absensi dengan format manual dan format online. Absensi dengan format manual merupakan absensi dengan ini menggunakan beberapa alat konvensional seperti kertas dan alat tulis.

Setiap hari karyawan melakukan absen dengan menuliskan jam kehadiran beserta tanda tangannya sebagai bukti kehadiran. Begitu pula saat hendak pulang. Format absensi manual umumnya berupa tabel yang memuat beberapa informasi seperti nama, jabatan, tanggal, jam kedatangan, jam pulang, dan keterangan.

Kelemahan dari absen manual adalah rawan terjadi kecurangan seperti titip absen atau memalsukan jumlah kedatangan. Selain itu, rekapitulasi data secara manual membutuhkan waktu yang tidak sebentar dan hasilnya pun belum tentu akurat. Itulah mengapa saat ini banyak perusahaan yang beralih ke absen dengan format online.

Sementara, Absen online merupakan sistem absensi yang memanfaatkan jaringan internet dengan sistem cloud yang terhubung dengan database secara realtime. Sistem cloud ini berguna untuk menyimpan data absensi secara otomatis tanpa perlu melakukan rekapitulasi. Selain itu, laporan absensi yang telah masuk dapat diakses di mana pun dan kapan pun sehingga memudahkan HRD untuk memantau karyawannya secara realtime.

Saat ini, telah tersedia banyak jenis software absen online yang memiliki kemampuan untuk tracking pegawai berdasarkan lokasi (GPS) dan face recognition. Tentunya bisa mencatat jam kerja secara realtime, sehingga bisa memantau aktivitas kehadiran karyawan dengan efektif dan efisien.

Tujuan Melakukan Laporan Absensi bagi Perusahaan
Adapun tujuan untuk melakukan laporan absensi bagi perusahaan adalah sebagai berikut:
1. Menandai waktu kedatangan dan pulang karyawan
2. Menghitung jumlah jam kerja
3. Melacak jumlah ketidakhadiran karyawan
4. Pedoman perhitungan gaji serta tunjangan
5. Memastikan operasional perusahaan dijalankan dengan benar
6. Mengetahui produktivitas karyawan
7. Memastikan upah karyawan sesuai

Manfaat Absen Online
Secara umum, absen online memiliki manfaat yang sama dengan jenis absen lainnya, yakni memberikan laporan kehadiran karyawan setiap harinya. Ada beberapa manfaat lainnya yang hanya dimiliki oleh sistem absen online, yakni :

1. Lebih mudah melakukan monitor data dan mengukur data kehadiran karyawan hanya melalui sistem. Tentu saja data yang masuk adalah data yang akurat dan real time saat itu juga ketika karyawan melakukan absensi sehingga tak perlu diragukan validitasnya.

2. Sistem akan melakukan analisis secara menyeluruh sehingga dapat dijadikan bahan pertimbangan untuk menyetujui atau menolak request cuti karyawan keahlian dan kinerja karyawan, kebijakan perusahaan, serta pertimbangan lainnya.

3. Mengurangi pekerjaan administratif sehingga HR bisa lebih fokus melakukan perancangan program pengembangan kinerja karyawan.

4. Pengambilan keputusan strategis lebih mudah karena didukung oleh data yang disimpan dalam server berbasis cloud sehingga dapat diakses kapan saja bahkan melalui perangkat lain di luar kantor. Selain itu, sistem cloud juga lebih up to date sehingga HR dapat memantau jika ada data kehadiran karyawan baru yang masuk.

Kelebihan Absen Online Dibandingkan Absen Manual
Di era teknologi yang semakin canggih ini, banyak perusahaan yang beralih ke sistem absen online daripada bertahan dengan sistem manual. Hal ini dikarenakan absen online jauh lebih efektif dan efisien untuk digunakan.

Berikut ini adalah kelebihan absen online :
1. Dapat Dilakukan Kapan pun dan di Mana pun
Saat menggunakan absen manual, Anda harus datang ke tempat untuk absen tertentu dan sering kali harus mengantri dengan karyawan lainnya. Namun, dengan absen online, Anda tidak perlu lagi menghabiskan waktu untuk mengantri sebab Anda bisa melakukannya di mana pun Anda berada atau multi lokasi.

Hal ini tentu akan sangat berguna bagi perusahaan yang menerapkan sistem work from home (WFH) di kondisi pandemi seperti ini. Termasuk juga jika ada karyawan yang sedang ditugaskan di luar, mereka tetap bisa melakukan absensi.

2. Tidak Perlu Rekap Manual
Berbeda dengan absen manual yang membutuhkan perekapan secara manual, absen online akan langsung memberikan hasil laporan tanpa melalui proses rekapitulasi.

Hal ini tentu memudahkan pekerjaan HR karena pasalnya, HR kerap kali terhambat oleh banyaknya tugas administrasi yang membuatnya tidak fokus pada urusan karyawan yang lebih penting lagi.

3. Lebih Akurat
Saat melakukan perekapan absen secara manual, tak bisa dipungkiri bahwa manusia seringkali tidak teliti sehingga ada data yang kurang sesuai. Hal ini tentu dapat merugikan karyawan maupun perusahaan. Jika Anda menggunakan absen online, maka kesalahanseperti ini dapat dihindari karena sudah otomatis terekap oleh sistem dan hasilnya pun lebih akurat dibandingkan absen manual.

Selain itu, data jam hadir dan pulang juga lebih akurat sehingga membuat perhitungan jam kerja menjadi lebih akurat dan tidak bisa diprotes oleh karyawan. Apalagi bagi perusahaan yang menerapkan kebijakan gaji berdasar keterlambatan, maka sistemabsen online akan sangat membantu.

4. Meminimalisir Kecurangan
Umumnya, absen manual menggunakan tanda tangan sebagai tanda hadir. Nah, sistem yang seperti ini kadang kala menimbulkan kecurangan dengan melakukan pemalsuan tanda tangan rekannya. Tak hanya itu saja, manipulasi data juga rawanterjadi dengan absen sistem manual.

Dengan sistem absen online, Anda tidak dapat melakukan kecurangan sebab setiap orang diberikan username dan password yang hanya bisa diakses oleh masing-masing pemilik akun. Malahan ada juga yang menerapkan sistem face recognition.

Absen Online juga menggunakan sistem penyimpanan cloud yang tentunya aman dan tidak dapat dimanipulasi.

5. Hemat Biaya
Selain itu, kelebihan lainnya adalah pemasangan aplikasi absen bisa dilakukan di masing-masing ponsel milik karyawan. Hal ini tentu membuat penggunaan absensi online bisa lebih hemat karena perusahaan tidak membutuhkan perangkat keras seperti mesin fingerprint. Padahal perusahaan pada umumnya akan membutuhkan biaya tambahan untuk pemeliharaan mesinfingerprint.

6. Dapat Memantau Waktu dan Kinerja Secara Realtime
Pihak HRD tidak perlu lagi kewalahan untuk memantau kehadiran dan kinerja karyawan. Hal ini karena absen online terintegrasi dengan sistem yang dapat dicek kapan pun dan di mana pun selama terhubung dengan jaringan internet. Selain itu, sinkronisasi juga lebih mudah dan lebih cepat.

Fitur yang Harus Ada di Sistem Absen Online
Saat ini banyak ditemukan software atau aplikasi absen online sehingga perusahaan harus mengamati kelebihan dan kekurangan sebelum memilih jenis aplikasi ini. Aplikasi yang baik seharusnya menjanjikan administrasi yang cepat dan akurat serta hemat waktu dengan proses yang terautomasi. Setidaknya, aplikasi tersebut harus memuat fitur pokok sebagai berikut.

1) Software attendance management
Merupakan fitur yang digunakan untuk mengelola cuti, absen, jadwal shift kerja, perhitungan lembur dan timesheet karyawan. Biasanya, fitur ini terdiri dari menu clock in untuk kedatangan dan clock out untuk jadwal kepulangan.

2) Aplikasi absensi online
Merupakan fitur yang digunakan untuk mengelola kehadiran karyawan tanpa perlu menggunakan mesin fingerprint.

3) Aplikasi HRIS
Fitur berikutnya ini digunakan untuk mengelola database karyawan, proses rekrutmen hingga manajemen aset.

4) Software payroll
Fitur software payroll digunakan untuk melakukan penggajian lebih efisien dengan perhitungan yang akurat dan cepat.

5) Aplikasi slip gaji
Fitur terakhir yang harus ada adalah aplikasi slip gaji yang digunakan untuk mengelola slip gaji karyawan dengan lebih aman dan mudah diakses kapan saja dan di mana saja.

Talenta Sebagai Aplikasi Absensi Online Pilihan yang Tepat
Salah satu aplikasi absen online yang bisa menjadi pilihan tepat bagi perusahaan Anda adalah Talenta. Aplikasi ini menawarkan proses absensi yang lebih cepat dengan hasil yang akurat. Dengan menggunakan aplikasi ini, maka Anda dapat menghemat biaya alternatif mesin sidik jari.

Anda juga dapat menghindari human error dari proses absen manual yang sering terjadi. Tak hanya itu saja, dengan aplikasi absensi ini, kontrol absensi karyawan bisa dilakukan dari jarak jauh.

Di sana, ada banyak fitur yang dapat mengoptimalkan proses absensi online. Misalnya, ada fitur dashboard yang dapat digunakan untuk menugaskan, menambahkan, ataupun menyesuaikan jadwal kerja karyawan hanya dari platform absensi online berfitur lengkap. Rekam dan proses pengelolaan absensi karyawan juga menjadi lebih mudah diakses dengan dashboard yang selalu merekapitulasi data secara langsung.

Anda tidak perlu lagi melakukan rekapitulasi absensi secara manual, sebab Talenta dilengkapi fitur untuk membuat laporan absensi online dan dilengkapi keterangan cuti, lembur, izin, dan keterlambatan karyawan secara ringkas.

Menarik sekali bukan? Bagi yang tertarik untuk menggunakan aplikasi ini, Anda dapat mengunjungi https://www.talenta.co/fitur/absensi-online/

Jika Anda masih ragu, di sana terdapat menu “Coba Gratis Sekarang” yang bisa Anda nikmati untuk melihat kehebatan dari aplikasi ini. CM