8 Faktor Penting dalam Memilih Software Akuntansi Terbaik

JAKARTA - Jika Anda pemilik sebuah bisnis, Anda memerlukan software akuntansi terbaik untuk mencatat pendapatan dan pengeluaran bisnis Anda. Idealnya, ini adalah tools pertama yang harus Anda miliki ketika memulai bisnis. Namun kenyataannya, sebagian besar pemilik bisnis hanya memikirkan cara untuk membayar pajak atau mengajukan pinjaman, tanpa ingin tahu informasi detail tentang keuangan pada bisnisnya.

Jadi, bagaimana cara memilih software akuntansi terbaik untuk bisnis Anda? Ini mungkin bisa sangat membingungkan, karena ada banyak produk yang tersedia di pasaran saat ini.

Kami mencoba membuat pekerjaan Anda mudah untuk membuat daftar beberapa faktor penting yang harus Anda pertimbangkan sebelum berinvestasi dalam sistem akuntansi pada bisnis Anda.

Berikut adalah kriteria singkat yang dapat membantu Anda dalam proses pengambilan keputusan dalam memilih software akuntansi terbaik untuk bisnis Anda.

8 Faktor yang Perlu Anda Perhatikan dalam Memilih Software Akuntansi untuk Bisnis Anda

1. Online atau Offline
Apakah saya ingin software akuntansi berbasis online atau software akuntansi offline berbasis desktop? Apa bedanya? Yah, sebagian besar bisnis saat ini mengadopsi software akuntansi online berbasis cloud karena menawarkan banyak keuntungan dibandingkan software akuntansi berbasis desktop.

Namun, beberapa bisnis seperti toko ritel membutuhkan kecepatan dan tidak selalu terhubung ke internet. Bagi mereka, sistem POS (Point Of Sale) offline adalah pilihan yang terbaik.

Keuntungan Software Akuntansi Cloud:

• Tidak ada instalasi. Cukup daftar dan mulai memasukkan transaksi Anda.

• Anda tidak perlu khawatir tentang update sistem karena semua pembaruan dilakukan secara otomatis. Software berbasis cloud selalu up to date.

• Dapat diakses dari perangkat apa pun dan kapan pun, selama perangkat tersebut terhubung ke internet.

• Pengembang software akuntansi cloud mengurus pencadangan data dan pemeliharaan sistem, tentunya ini menghemat biaya untuk Anda.

• Sekalipun Anda sedang berada jauh dari kantor, data selalu disinkronkan.

• Dapat terintegrasi dengan aplikasi berbasis cloud lainnya.

Kapan Anda harus membeli software berbasis offline atau desktop:

• Anda memiliki toko ritel dan perlu membuat ratusan faktur di atas meja.

• Anda tidak memiliki konektivitas internet di lokasi bisnis Anda.

Sangat disarankan agar Anda menggunakan software akuntansi online karena Anda bisa memantau data keuangan Anda secara realtime sekalipun Anda tidak berada di kantor.

2. Keamanan Data
Lewati poin ini jika Anda memilih untuk pergi untuk software akuntansi offline. Jika Anda berpikir maju dan mempertimbangkan aplikasi akuntansi online, maka keamanan data adalah aspek yang paling penting untuk dipertimbangkan.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan adalah:

• Tanyakan kepada perusahaan bagaimana mereka menyimpan seluruh data. Dalam kebanyakan kasus, informasi ini akan tersedia di situs web mereka. Contohnya adalah beberapa penyedia layanan hosting awan terpercaya seperti Amazon dan Rackspace. Jika penyedia software akuntansi Anda menghosting aplikasi di server mereka sendiri, tanyakan kepada mereka tentang langkah-langkah keamanan yang mereka ambil untuk melindungi data Anda.

• Periksa apakah layanan ini menggunakan koneksi HTTPS. Sangat mudah untuk memeriksa ini – cukup buka aplikasi dan lihat apakah URL di bilah alamat dimulai dengan https: /. Biasanya, ini disorot dalam warna hijau.

Anda bahkan dapat mengkliknya untuk melihat sertifikat keamanan. Protokol HTTPS memastikan bahwa data yang ditransfer dari komputer Anda ke server perusahaan software tersebut dienkripsi dan tidak dapat dilihat oleh peretas.

3. Fitur
Buatlah daftar fitur penting yang benar-benar Anda butuhkan dalam software akuntansi Anda. Berikut adalah beberapa fitur yang harus menjadi bagian dari software akuntansi terbaik.

• Buat faktur dan sesuaikan tampilan dan tema

• Lacak pengeluaran sesuai dengan kategori

• Kelola inventaris, pergerakan stok keluar-masuk dan overhead

• Melakukan rekonsiliasi bank dengan mengimpor transaksi bank

• Buat pesanan pembelian (PO) dan catat pembelian inventaris

• Buat dan kelola pajak

• Rekam entri Jurnal Voucher

• Kelola daftar pelanggan & vendor

• Lihat hutang & piutang akun

• Lihat Neraca, laporan Laba rugi dan laporan keuangan lainnya

• Tambahkan anggota tim tambahan

Lebih baik jika memiliki Fitur:

• Dukungan untuk transaksi multi-mata uang

• Opsi untuk mengelola karyawan dan memproses penggajian (payroll)

• Kategorikan transaksi menurut proyek

• Kontrol akses untuk setiap anggota tim

4. Antarmuka Untuk Pengguna & Kompleksitas
Sebagian besar pemilik bisnis tidak memiliki latar belakang akuntansi. Namun, jika Anda memiliki seorang akuntan yang akan berencana menggunakan software akuntansi, sebagai pemilik bisnis, Anda harus dapat login untuk memeriksa setiap laporan keuangan bisnis Anda.

Selain itu, Anda harus memilih software akuntansi yang cukup mudah untuk dioperasikan oleh Anda dan karyawan Anda. Jika software akuntansi telah dilengkapi dengan fitur yang mungkin tidak dapat Anda bayangkan, itu berarti akan menjadi software yang sulit digunakan untuk tim Anda.

Jadi, gunakan software akuntansi yang memiliki antarmuka untuk pengguna yang sederhana dan tidak perlu banyak fitur yang tidak perlu. Antarmuka yang ringan dan simple memudahkan Anda untuk fokus pada tugas-tugas penting dan mempermudah Anda dalam proses pembelajaran software itu sendiri.

5. Skalabilitas
Banyak bisnis membuat kesalahan dengan membeli software akuntansi yang hanya sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka pada saat pembelian. Kemudian, ketika bisnis mereka mulai tumbuh, software akuntansi gagal untuk mengatasi kemajuan dan akhirnya pemilik bisnis harus bermigrasi ke software lain.

Perlu diketahui, migrasi data dari sistem yang ada ke software lain bisa sangat rumit dan merepotkan.

Jadi, pilihlah software akuntansi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Beberapa perangkat lunak hanya menawarkan satu versi produk dan beberapa versi progresif tergantung pada jenis atau ukuran bisnis. Gunakan software yang menawarkan langsung banyak fitur tanpa perbedaan harga.

Memang, mungkin akan ada banyak fitur yang tidak Anda butuhkan sekarang tetapi bisa digunakan saat Anda butuhkan di masa depan. Dan saat itu terjadi bisnis Anda sudah siap, dan tidak perlu melakukan adaptasi lagi.

6. Pilihan Ekspor Data
Bayangkan jika perusahaan tempat Anda membeli software akuntansi tersebut berhenti beroperasi atau Anda menemukan banyak bug beberapa bulan setelah pembelian. Untuk menyelamatkan diri dari situasi seperti itu, pastikan bahwa software akuntansi menyediakan fasilitas ekspor data.

Anda harus dapat mengekspor buku besar atau transaksi lainnya setidaknya dalam bentuk excel karena sebagian besar software lain akan menerima file excel untuk impor. Jika kenyataannya seperti ini, sebagai praktik yang paling baik, Anda harus selalu membuat cadangan data Anda secara berkala.

7. Biaya Tersembunyi
Beberapa penyedia software mungkin mengenakan biaya untuk dukungan atau peningkatan. Kadang-kadang, awalnya software tersebut dijual dengan biaya lebih rendah dan kemudian Anda dipaksa untuk membeli ‘add-on‘ atau membayar ‘biaya pemeliharaan’.

Jadi, periksa apakah ada biaya tersembunyi yang terkait dengan software akuntansi yang Anda rencanakan untuk dibeli.

Cara terbaik untuk mengetahui hal ini, adalah dengan memeriksa halaman harga pada situs web penyedia software tersebut. Jika mereka menjual layanan tambahan, hal tersebut akan disebutkan di sana.

8. Dukungan Purna Jual
Ini adalah hal yang paling penting tetapi paling sering diabaikan ketika memilih software akuntansi. Tidak peduli seberapa bagus atau mudah perangkat lunaknya, Anda akan memerlukan dukungan dalam beberapa kasus Jika Anda tidak memiliki pihak yang bisa untuk diajak bicara ketika Anda terjebak dalam masalah tersebut, seluruh investasi Anda akan sia-sia.

Kurangnya dukungan juga merupakan salah satu alasan mengapa beberapa software akuntansi sangat murah. Jelas, biaya dukungan tidak termasuk dalam penawaran. Anda harus menghindari produk tersebut dengan biaya berapa pun.

Tip sederhana untuk memeriksa dukungan adalah dengan cukup mengirimkan pesan atau menghubungi nomor dari customer service perusahaan yang menjual software akuntansi tersebut dan lihat bagaimana mereka merespons. Berdasarkan waktu respons dan kualitas respons, Anda akan mengetahui baik atau buruknya sistem dukungan mereka.

5 Langkah Memilih Software Akuntansi Terbaik

1. Bicaralah dengan Karyawan yang Akan Menggunakan Aplikasi
Cari tahu apa yang sebenarnya mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Setelah Anda memahami kebutuhan akuntansi Anda, buatlah banyak daftar software pilihan yang akan masuk menjadi pertimbangan Anda.

2. Ketahui Anggaran Anda
Cari tahu berapa banyak Anda dapat membayar saat ini. Ini akan menyaring hampir setengah dari daftar software akuntansi yang telah Anda catat tadi.

3. Cari Review dan Ulasan Positif
Google adalah teman terbaik Anda dan harus menjadi titik pertama dalam memulai penelitian Anda. Lihat situs perbandingan perangkat lunak dan testimoni dari pengguna yang ada. Tandai software yang menurut Anda baik, Anda bisa menggunakan catatan dalam spreadsheet sederhana.

4. Jadwalkan Demo
Kunjungi situs web penyedia software yang bersangkutan dan minta demo, atau biasanya Anda bisa mencoba menggunakan software tersebut secara gratis selama beberapa hari. Selanjutnya, Anda dapat mengajukan pertanyaan terkait dengan kebutuhan bisnis Anda selama demo atau masa trial. Tonton video pengenalan aplikasi tersebut jika tersedia.

5. Lakukan Uji Coba
Selalu uji coba sebelum membeli software apapun. Simulasikan transaksi yang terkait dengan bisnis Anda dan periksa keakuratan laporan. Jika semuanya terlihat baik, Anda sudah siap!

Kesimpulan

Menemukan software akuntansi terbaik untuk bisnis Anda bukanlah tugas yang mudah. Setelah Anda menginvestasikan waktu dan uang Anda ke satu sistem akuntansi, akan sangat sulit untuk bermigrasi ke yang lain setelah data Anda tersimpan disana.

Jadi, selalu lebih baik untuk menghabiskan lebih banyak waktu sebelum melakukan pembelian untuk menghindari frustasi berkepanjangan pada tahap selanjutnya. Dan saran kami adalah untuk menggunakan software akuntansi berbasis cloud.

Jangan lupa, jika ada software yang menyediakan masa uji coba gratis, pilih yang paling lama. Hal ini agar Anda bisa lebih leluasa mengeksplorasi berbagai fitur di dalamnya. Seperti software akuntansi yang menyediakan masa uji coba gratis selama 14 hari.

Mekari Jurnal - software akuntansi di Indonesia adalah Perusahaan Software-as-a-Service (SaaS) terdepan yang menyediakan solusi automasi bisnis berbasis cloud untuk mendukung perkembangan beragam bisnis di Indonesia, dari kecil sampai besar, melalui penggunaan teknologi.

Mekari Jurnal - software akuntansi di Indonesia hadir sebagai solusi automasi berbasis cloud yang terlengkap dan terintegrasi untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas berbagai operasional bisnis, seperti pengelolaan HR, akuntansi, perpajakan, benefits, komunikasi, dan customer relations. Saat ini Mekari Jurnal - software akuntansi di Indonesia telah dipercaya oleh 35,000+ di lebih dari 20 kota dengan jumlah pengguna 450,000.