Buatan Indonesia, 'Jakdrive' Cocok untuk Sistem Manajemen Dokumen

JAKARTA - Proyek pembangunan infrastuktur umumnya melibatkan banyak perusahaan. Karena itu, proyek seperti ini membutuhkan solusi yang efektif dan efisien guna melakukan koordinasi dalam memutuskan hal apapun yang berhubungan dengan pelaksanaannya di lapangan.

Menjawab tantangan tersebut PT Jakarta Propertindo mempersembahkan karya anak bangsa dalam bidang solusi perangkat sistem manajemen dokumen, namanya Jakdrive. Perangkat modern ini bisa diandalkan perusahaan yang membutuhkan sistem layanan data internal secara aman.

“Jakdrive sebagai solusi sistem manajemen dokumen yang modern, yang diperuntukan bagi perusahaan, atau para kontraktor yang membutuhkan layanan data yang andal dan aman. Solusi ini diawali dari proyek LRT yang kami garap. Dua tahun lalu ada direksi yang meminta kami membuat solusi sebagai wadah banyak perusahaan yang terlibat di LRT untuk berkoordinasi secara cepat,” ungkap Direktur SBU IT, PT Jakarta Propertindo (Jakpro), Ivan Tanu kepada wartawan di Jakarta, Kamis (6/9/2018).

Lalu dibuatlah Jakdrive, aplikasi yang murni dibuat oleh anak bangsa. Melalui solusi tersebut, perusahaan bisa menghemat waktu dan biaya pengerjaan proyek. Sebab keputusan pelaksanaan lapangan bisa dilakukan secara online dan cepat.

Dengan menggunakan perangkat Jakdrive, lanjut Ivan Tanu, maka perusahaan yang terlibat proyek mampu menghemat ruang dan tempat, menghemat waktu dalam pencarian serta pengiriman dokumen. Dan yang terpenting adalah jaminan keamanan dokumen. ”Keuntungan bagi pengguna antara lain, meningkatkan produktifitas, efisiensi biaya, dan keterjaminan keamanan,” sebutnya.

Dia mengklaim, banyak nilai lebih yang ditawarkan Jakdrive di bandingkan solusi lain. Antara lain, mencatat segala aktifitas di platform dan mudah disesuaikan dengan kebutuhan proyek. "Pihak yang terlibat bisa melakukan akses kapan saja, di mana saja, apa saja yang diunggah maupun di-download, sedikit SDM, dan hemat biaya," klaimnya.

Jakdrive merupakan karya PT Jakarta Propertindo sebagai BUMD yang kepemilikan sepenuhnya oleh Pemprov DKI Jakarta dan dikelola oleh tim berpengalaman di bidangnya. “Paling penting juga, Jakdrive memiliki data center di dalam negeri,” ujarnya.

Pelanggan nantinya mendapatkan layanan atau dukungan teknis 24 jam penuh. Tentunya ditopang dengan manajemen hubungan pelanggan yang baik melalui sambungan hotline.

Pada era tradisioal pengerjaan dokumen masih bersifat fisik dengan pengiriman jasa kurir dengan jangka waktu pengiriman lama. “Belum lagi ada risiko rusak atau hilang dan masih butuh tanda tangan,” tuturnya.

Nah memasuki zaman komputer dan internet, bentuk penyimpanan data sudah tersimpan secara elektronik, melalui email, CD ROM atau USB. Tetapi masih ada keterbatasan dalam hal penggunaan email, termasuk email rejection. Begitu juga kalau dokumen dalam bentuk CD ROM perlu waktu pengiriman.

Ditanya bagaimana layanannya dibanding dengan penyimpanan online terbuka, seperti Google Drive, Dropbox dan lainnya. "Tahap ini sudah mulai lebih nyaman dan tampilan sudah baik, tapi masih ada keterbatasan seperti kapasitas penyimpanan data. Walau mudah digunakan dan model penamaan dokumennya, namun kedaulatan data belum secure (aman)," ujarnya mengingatkan.

Jadi, klaim Ivan, Jakdrive merupakan solusi tepat untuk perangkat penyimpanan dan pengelolaan data. Jakdrive sendiri dimodifikasi sebagai perangkat data berbasis proyek. "Perangkat ini juga sudah dimodifikasi berdasarkan organisasi, dokumen per organisasi, serta transmisi dokumen. Demikian juga persuratan atau komunikasi disajikan dengan tidak ada penghapusan," katanya.

Mengenai keamanan data saat kontrak penggunaan solusi berakhir, dia menjamin data yang ada pada data center aman. "Ketika kontrak berakhir, data akan dihapus jika klien menginginkan. Sekali lagi kami tegaskan data yang ada pada layanan kami aman," katanya tegas.

Sementara, Raisa Resmithasari, Officer Document Controller pada proyek LRT mengamini jika solusi Jakdrive sangat membantu mereka menuntaskan pekerjaan. "Dokumen dalam format apapun bisa diakses kapan dan dimanapun, bahkan oleh kolega di luar negeri. Ini mempercepat proses pekerjaan sebelum dilaksanakan di lapangan. Tenaga operasionalnya juga sedikit, dari Jakpro sendiri hanya tiga, begitu juga Waskita," ucap Raisa.

Yang paling dirasakan penghematannya adalah penggunaan kertas. Dalam proyek LRT koridor Kelapa Gading-Velodrome, ungkap Raisa, dalam dua tahun solusi Jakdrive menekan penggunaan kertas hingga 50%.

Pada kesempatan yang sama, Kepala Unit Pelaksana Teknis (UPT) Jakarta Smart City, Setiaji, mendukung adanya solusi tersebut. "Saya berharap Jakdrive ke depannya mengantongi ISO 2001," harapnya.