Industri yang Cocok dan Efektif Menggunakan Sistem Absensi Online

JAKARTA - Bagi perusahaan pada umumnya di saat pandemi Covid-19 saat ini, menuntut para pekerja untuk tetap produktif dan selalu efisien dalam bekerja.

Perusahaan memerlukan berbagai terobosan atau inovasi baru dalam mengelola karyawan dengan sebaik-baiknya. Hal ini menjadi isu dan prioritas utama yang harus dilakukan.

Adanya sistem pengelolaan karyawan atau SDM yang baik tentu saja akan menjadi nilai tambah bagi perusahaan serta meningkatkan profitabilitas bagi bisnis.

Mari kita lihat beberapa contoh untuk kondisi saat ini, perusahaan seperti yang bergerak di industri jasa, retail, kesehatan, manufaktur, mining & energy, bahkan pemerintah serta swasta lainnya hingga outsourcing harus cerdas dalam mengelola SDM atau karyawannya.

Banyak cara yang dapat digunakan dalam mengelola karyawan, salah satunya adalah dengan menggunakan aplikasi absensi dengan berbasis mobile (online).

Tentunya dalam melakukan pekerjaan akan menjadi tantangan tersendiri bagi HR (Human Resource) perusahaan.

Apalagi jika perusahaan telah memiliki tenaga kerja dengan jumlah yang sangat banyak, ditambah lagi jika memiliki penempatan operasional yang berada di lokasi yang berbeda-beda.

Oleh karena itu, jika pengelolaan karyawan masih dilakukan secara manual (konvensional) akan sangat tidak efektif apalagi jika berkaitan dengan kebutuhan-kebutuhan administratif karyawan.

Bahkan tidak menutup kemungkinan, masih banyak perusahaan-perusahaan di luar sana yang menerapkan sistem absensi secara konvensional bukan absensi online. Sebab dianggap lebih mudah untuk menggunakannya.

Salah satu yang menjadi aspek penting adalah dalam pencatatan kehadiran karyawan. Bayangkan jika Anda harus melakukan pencatatan kehadiran karyawan secara manual, bahkan menggunakan tools yang juga data-nya masih perlu di screening, tentu akan lebih banyak menguras tenaga.

Jika masih dilakukan secara manual selain memerlukan waktu yang lama, pekerjaan tersebut juga rawan kesalahan dalam pencatatan kehadiran.

Selain itu ditambah dengan aspek lokasi kantor pusat, dengan lokasi karyawan bekerja yang juga berbeda-beda akan menyebabkan sulitnya pemantauan dalam mengelolanya.

Aspek lain yang perlu diperhitungkan adalah terutama jika karyawan ingin melakukan izin seperti (cuti/sakit/terlambat dan lain-lain).

Manfaat Penggunaan Absensi Online Bagi Perusahaan Pada Umumnya

Hadirnya fitur yang ada di aplikasi HRIS sistem absensi online untuk karyawan tentu akan menjadi solusi dan mempermudah Anda sebagai karyawan untuk melakukan absensi, atau HR yang dalam hal ini melakukan pencatatan kehadiran.

Absensi online untuk karyawan berisi tentang pencatatan kehadiran dengan sistem cloud, yang telah terhubung dengan database secara real-time. Absensi online sistem cloud ini akan menyimpan data absensi secara otomatis.

Selain itu data absensi untuk karyawan ini dapat diakses di mana dan kapan saja. Karena yang paling penting kita masih tetap terhubung dengan jaringan internet.

Menggunakan sistem absensi online untuk karyawan untuk merekap absensi akan tinggi manfaat. Di sisi lain, sistem absensi online untuk karyawan kini lebih banyak digunakan dan memiliki berbagai nilai tambah yang kian menarik orang untuk menggunakannya seperti fitur laporan payslip melalui smartphone, fitur cuti, claim, task assignment dan masih banyak lainnya.

Untuk pemakaian sistem HRIS ini biasanya terhubung dengan aplikasi (software) khusus pengelolaan absensi. Kesederhanaan absensi online hanya perlu menggunakan smartphone dan akses internet.

Memungkinkan karyawan melakukan absensi tanpa antri, sehingga bisa lebih tepat waktu dan meminimalisir keterlambatan. Selain itu juga tingkat kesalahan yang timbul akan lebih berkurang.

Hal ini disebabkan karena absensi dilakukan dengan basis aplikasi dan program khusus. Penggunaan absensi online untuk karyawan ini dapat menjamin tingkat akurasi yang tinggi, serta mengurangi terjadinya suatu kesalahan yang mungkin terjadi karena faktor manusia (human error).

Fitur yang Wajib Ada Pada Aplikasi Absensi Online

Penggunaan aplikasi absensi online memungkinkan setiap karyawannya mencatat jadwal kerjanya melalui aplikasi sehingga memudahkan perusahaan untuk melakukan pemantauan.

Karyawan yang memiliki mobilitas yang tinggi juga dapat dipantau lewat laporan secara real-time. Berikut ini beberapa fitur yang wajib ada pada sistem absensi online:

1. Dapat Diakses Melalui Smartphone
Penggunaan smartphone kini tidak lagi sekedar bagian dari gaya hidup modern, tetapi juga merupakan kebutuhan yang perlu dipenuhi demi kelancaran komunikasi baik bagi karyawan maupun perusahaan.

Contohnya saja perihal penggunaan smartphone sebagai pendukung komunikasi perusahaan seperti keberadaan grup chat kantor yang digunakan untuk mendiskusikan hal-hal yang berkaitan dengan perusahaan itu sendiri.

Para penyedia layanan HRIS seharusnya dapat memberikan akses khusus bagi masing-masing karyawan. Menyediakan aplikasi yang dapat digunakan di smartphone juga sangat penting.

Dengan begitu, karyawan maupun pengelola perusahaan dapat dengan mudah mengakses serta mengelola informasi penting perusahaan secara lebih fleksibel. Fleksibilitas semacam ini membuat karyawan dapat langsung melakukan absensi tanpa perlu mengantri di depan mesin absensi tiap harinya.

2. Kemampuan Melacak Lokasi Absen
Pada saat ini ada beberapa perusahaan yang tidak mewajibkan setiap karyawannya untuk hadir ke kantor pada hari kerja.

Hal tersebut disebabkan oleh beberapa kondisi yang membuat setiap karyawan harus tetap bekerja tanpa perlu datang ke kantor secara langsung.

Misalnya saja, ada karyawan tertentu yang diminta untuk mewakili perusahaan untuk menghadiri acara di luar kantor ataupun melakukan perjalanan bisnis ke luar kota.

Walaupun secara fisik karyawan tersebut tidak hadir ke kantor, kondisi-kondisi tersebut yang dapat membuat karyawan tetap dihitung masuk kerja.

Maka dari itu, sebuah sistem absensi online sangat penting dimiliki oleh perusahaan. Dengan begitu, karyawan tetap bisa melakukan absensi di lokasi yang sudah ditentukan berkat adanya kemampuan melacak lokasi absensi pada aplikasi absen.

3. Kemampuan untuk Validasi Data Absensi
Selain kemampuan melacak lokasi absen yang memungkinkan perusahaan mengetahui dimana lokasi karyawan absen, sistem absensi secara online juga harus memiliki fitur untuk memvalidasi data absensi yang dilakukan.

Salah satu caranya adalah dengan melakukan validasi foto diri saat melakukan absensi. Lokasi serta waktu pengambilan foto tersebut dapat diketahui secara otomatis sehingga kemungkinan manipulasi kehadiran karyawan dapat diminimalisir.

Data absensi juga dapat langsung ditampung dalam database dan akan terintegrasi dengan data-data personal karyawan lainnya sehingga HR tidak perlu kewalahan lagi untuk mengurusnya.

Penggunaan Absensi Online pada Industri

Sebelum Anda menggunakan aplikasi absensi online untuk karyawan ini. Ada baiknya Anda juga tahu bagaimana penerapan aplikasi online ini, apakah cocok digunakan untuk bisnis lainnya? Nah, aplikasi absensi online untuk karyawan ini dapat digunakan untuk berbagai jenis bisnis.

Dengan dilengkapi GPS dan Geo Tagging membuat karyawan tetap bisa melakukan absensi meski sedang bekerja dari rumah.

Kelebihan dari aplikasi absensi online ini adalah Anda bisa mengatur titik lokasi check-in serta check-out untuk karyawan, dengan pembatasan radius (jarak) atau penempatan multiple locations. Mari kita simak bagaimana berbagai industri menerapkan solusi absensi online berbasis mobile berikut ini:

1. Sektor dan Institusi Pendidikan
Untuk absensi online sangat cocok untuk institusi pendidikan. Apalagi jika kegiatan belajar dan mengajar yang sedang menerapkan sistem pembelajaran jarak jauh (daring).

Selain itu sangat diperlukan untuk tenaga-tenaga pengajar yang melakukan video conference dalam kelasnya.

Di mana pegawai (guru atau dosen) ini diwajibkan untuk mencatat kehadirannya melalui absensi online. Bahkan absensi online ini juga bisa diterapkan pada organisasi atau mahasiswa juga.

2. Institusi dan Perusahaan dengan Office Worker
Perlu kita ketahui dengan kemudahan bekerja di masa pandemi ini, beberapa perusahaan sudah menerapkan bekerja secara Hybrid yaitu menggabungkan bekerja secara WFH dan WFO.

Salah satunya jika perusahaan memiliki kebutuhan dan peraturan WFO yang sudah terjadwal, maka Admin HR atau user bisa mencatat kehadiran untuk kebutuhan karyawan-karyawan yang sedang WFO tersebut.

Dengan fitur monitoring absensi online dan cangkupan wilayah sesuai kantor, akurasi kehadiran karyawan yang bekerja dari kantor akan tepat dan presisi.

3. Industri dan Instansi yang Menerapkan Mobile dan Remote Working
Biasanya kehadiran tidak menjadi masalah bagi perusahaan yang menerapkan kebijakan remote working. Karena memang karyawan dapat melakukan absensi jarak jauh.

Di mana perusahaan ini dapat memantau keberadaan pegawai melalui GPS tracking yang sudah terintegrasi pada sistem absensi online untuk karyawan. Salah satu bisnis yang menerapkan hal ini adalah industri media dan startup.

4. Industri dan Instansi yang Menerapkan Sistem Kerja Shift
Absensi kehadiran karyawan dengan sistem shift menjadi sangat penting untuk diperhatikan karena seringkali HR kesusahan dalam merekap pergantian shift karyawan.

Dengan adanya absensi online untuk karyawan ini, maka pegawai bisa melakukan pertukaran shift secara mandiri dengan rekan kerjanya. Di mana data pertukaran shift akan direkam secara otomatis pada sistem absensi online. Sebut saja seperti rumah sakit, retail, bandara dll.

Selain itu, bagi perusahaan yang telah menerapkan shift kerja lebih dari satu maka sangat cocok untuk menggunakan aplikasi ini karena Anda bisa membuat jadwal shift kerja secara otomatis di setiap bulannya.

Sehingga Anda tidak perlu susah – susah dalam mengatur perputaran shift karena memang semua sudah dilakukan secara otomatis. Hal ini juga berlaku untuk instansi pemerintah yang menerapkan absensi secara online pada ASN.

Namun, tidak semua absensi online memiliki fitur lengkap seperti yang disebutkan diatas. Salah satu aplikasi absensi online yang dilengkapi fitur lengkap adalah Mekari.

Sistem Absensi Online yang Mudah dan Praktis dari Mekari

Mekari Talenta - Absensi online di Indonesia merupakan jenis HRIS (Human Resources Information System) terbaik, yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia.

Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Selain itu, Mekari Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut sebagai mobile employee-self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Mekari Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing.

Fitur-fitur yang disediakan Mekari Talenta juga dilengkapi sangat beragam, sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.

Misalnya, terdapat fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain sebagainya. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih mudah, praktis, efisien dan efektif!

Dengan Mekari Talenta, perusahaan akan disuguhkan berbagai fitur unggulan yang mampu mempermudah pengelolaan karyawan sehingga mampu meningkatkan kualitas karyawan.

Kemudahan-kemudahan yang ada juga dapat meningkatkan produktivitas HR dalam menjalankan kewajibannya. Tertarik untuk mencoba fitur dan kemudahan Mekari Talenta? Kunjungi https://mekari.com sekarang juga!