Industri yang Cocok dan Efektif Menggunakan Sistem Absensi Online

JAKARTA - Bagi perusahaan pada umumnya di saat pandemi Covid-19 saat ini, menuntut para pekerja untuk tetap produktif dan selalu efisien dalam bekerja.

Perusahaan memerlukan berbagai terobosan atau inovasi baru dalam mengelola karyawan dengan sebaik-baiknya. Hal ini menjadi isu dan prioritas utama yang harus dilakukan.

Adanya sistem pengelolaan karyawan atau SDM yang baik tentu saja akan menjadi nilai tambah bagi perusahaan serta meningkatkan profitabilitas bagi bisnis.

Mari kita lihat beberapa contoh untuk kondisi saat ini, perusahaan seperti yang bergerak di industri jasa, retail, kesehatan, manufaktur, mining & energy, bahkan pemerintah serta swasta lainnya hingga outsourcing harus cerdas dalam mengelola SDM atau karyawannya.

Banyak cara yang dapat digunakan dalam mengelola karyawan, salah satunya adalah dengan menggunakan aplikasi absensi dengan berbasis mobile (online).

Tentunya dalam melakukan pekerjaan akan menjadi tantangan tersendiri bagi HR (Human Resource) perusahaan.

Apalagi jika perusahaan telah memiliki tenaga kerja dengan jumlah yang sangat banyak, ditambah lagi jika memiliki penempatan operasional yang berada di lokasi yang berbeda-beda.

Oleh karena itu, jika pengelolaan karyawan masih dilakukan secara manual (konvensional) akan sangat tidak efektif apalagi jika berkaitan dengan kebutuhan-kebutuhan administratif karyawan.

Bahkan tidak menutup kemungkinan, masih banyak perusahaan-perusahaan di luar sana yang menerapkan sistem absensi secara konvensional bukan absensi online. Sebab dianggap lebih mudah untuk menggunakannya.

Salah satu yang menjadi aspek penting adalah dalam pencatatan kehadiran karyawan. Bayangkan jika Anda harus melakukan pencatatan kehadiran karyawan secara manual, bahkan menggunakan tools yang juga data-nya masih perlu di screening, tentu akan lebih banyak menguras tenaga.

Jika masih dilakukan secara manual selain memerlukan waktu yang lama, pekerjaan tersebut juga rawan kesalahan dalam pencatatan kehadiran.

Selain itu ditambah dengan aspek lokasi kantor pusat, dengan lokasi karyawan bekerja yang juga berbeda-beda akan menyebabkan sulitnya pemantauan dalam mengelolanya.

Aspek lain yang perlu diperhitungkan adalah terutama jika karyawan ingin melakukan izin seperti (cuti/sakit/terlambat dan lain-lain).

Manfaat Penggunaan Absensi Online Bagi Perusahaan Pada Umumnya

Hadirnya fitur yang ada di aplikasi HRIS sistem absensi online untuk karyawan tentu akan menjadi solusi dan mempermudah Anda sebagai karyawan untuk melakukan absensi, atau HR yang dalam hal ini melakukan pencatatan kehadiran.

Absensi online untuk karyawan berisi tentang pencatatan kehadiran dengan sistem cloud, yang telah terhubung dengan database secara real-time. Absensi online sistem cloud ini akan menyimpan data absensi secara otomatis.

Selain itu data absensi untuk karyawan ini dapat diakses di mana dan kapan saja. Karena yang paling penting kita masih tetap terhubung dengan jaringan internet.

Menggunakan sistem absensi online untuk karyawan untuk merekap absensi akan tinggi manfaat. Di sisi lain, sistem absensi online untuk karyawan kini lebih banyak digunakan dan memiliki berbagai nilai tambah yang kian menarik orang untuk menggunakannya seperti fitur laporan payslip melalui smartphone, fitur cuti, claim, task assignment dan masih banyak lainnya.

Untuk pemakaian sistem HRIS ini biasanya terhubung dengan aplikasi (software) khusus pengelolaan absensi. Kesederhanaan absensi online hanya perlu menggunakan smartphone dan akses internet.

Memungkinkan karyawan melakukan absensi tanpa antri, sehingga bisa lebih tepat waktu dan meminimalisir keterlambatan. Selain itu juga tingkat kesalahan yang timbul akan lebih berkurang.

Hal ini disebabkan karena absensi dilakukan dengan basis aplikasi dan program khusus. Penggunaan absensi online untuk karyawan ini dapat menjamin tingkat akurasi yang tinggi, serta mengurangi terjadinya suatu kesalahan yang mungkin terjadi karena faktor manusia (human error).

Fitur yang Wajib Ada Pada Aplikasi Absensi Online

Penggunaan aplikasi absensi online memungkinkan setiap karyawannya mencatat jadwal kerjanya melalui aplikasi sehingga memudahkan perusahaan untuk melakukan pemantauan.

Karyawan yang memiliki mobilitas yang tinggi juga dapat dipantau lewat laporan secara real-time. Berikut ini beberapa fitur yang wajib ada pada sistem absensi online:

1. Dapat Diakses Melalui Smartphone
Penggunaan smartphone kini tidak lagi sekedar bagian dari gaya hidup modern, tetapi juga merupakan kebutuhan yang perlu dipenuhi demi kelancaran komunikasi baik bagi karyawan maupun perusahaan.

Contohnya saja perihal penggunaan smartphone sebagai pendukung komunikasi perusahaan seperti keberadaan grup chat kantor yang digunakan untuk mendiskusikan hal-hal yang berkaitan dengan perusahaan itu sendiri.

Para penyedia layanan HRIS seharusnya dapat memberikan akses khusus bagi masing-masing karyawan. Menyediakan aplikasi yang dapat digunakan di smartphone juga sangat penting.

Dengan begitu, karyawan maupun pengelola perusahaan dapat dengan mudah mengakses serta mengelola informasi penting perusahaan secara lebih fleksibel. Fleksibilitas semacam ini membuat karyawan dapat langsung melakukan absensi tanpa perlu mengantri di depan mesin absensi tiap harinya.

2. Kemampuan Melacak Lokasi Absen
Pada saat ini ada beberapa perusahaan yang tidak mewajibkan setiap karyawannya untuk hadir ke kantor pada hari kerja.

Hal tersebut disebabkan oleh beberapa kondisi yang membuat setiap karyawan harus tetap bekerja tanpa perlu datang ke kantor secara langsung.