Stop Numpang Orang! Saatnya Sekolah Bangun Istana Data Sendiri yang Aman

JAKARTA - Dalam beberapa tahun terakhir, institusi pendidikan di seluruh dunia, termasuk di Indonesia, semakin bergantung pada layanan Software as a Service (SaaS) produktivitas untuk mendukung operasional dan pembelajaran.

Namun, perubahan signifikan dari penyedia SaaS global, seperti Google dan Microsoft, menuntut institusi pendidikan untuk mengevaluasi kembali strategi teknologi mereka.

Hal tersebut disampaikan oleh Rex Huang, Direktur Penjualan Synology Asia Pasifik dan Jepang. "Dengan beralih ke solusi produktivitas on-premise, institusi pendidikan dapat membangun fondasi digital lebih kuat, mendukung kebutuhan pengajar dan siswa dalam jangka panjang, serta memastikan keamanan dan kendali penuh atas data mereka," bebernya.

Rex mengatakan, setelah Google mengakhiri penyimpanan gratis tanpa batas pada 2022, kini Microsoft mengumumkan pembaruan signifikan pada layanan edukasinya. Dengan kenaikan biaya dan keterbatasan fitur, institusi pendidikan menghadapi tantangan baru dalam menjaga efisiensi dan aksesibilitas.

Perubahan Kebijakan Microsoft 365 Education

Mulai Januari 2025, Microsoft akan mengimplementasikan perubahan besar pada paket Microsoft 365 Education. Perubahan ini mencakup penghentian Office 365 A1 Plus, pembatasan penyimpanan hanya 100TB per tenant, dan penyesuaian lisensi yang membatasi penggunaan aplikasi seperti Word, Excel, dan PowerPoint hanya dalam versi web.

Rex menyebut, kebijakan ini dapat memaksa banyak sekolah untuk beralih ke paket berbayar yang lebih mahal. Selain masalah biaya, risiko privasi dan kepatuhan juga menjadi perhatian utama. Sekolah mengelola data yang sangat sensitif, mulai dari catatan akademik siswa, informasi keuangan, hingga riset penting.

Menurut data dari Netwrix (2024), hampir 80% institusi pendidikan menjadi sasaran serangan siber setiap tahunnya. Regulasi seperti FERPA (di Amerika Serikat) dan GDPR (di Uni Eropa), serta peraturan privasi data yang berlaku di Indonesia, mewajibkan pengelolaan data yang aman, privat, dan dapat diaudit. Persyaratan ini tidak selalu dapat dipenuhi oleh layanan SaaS.

Solusi On-Premise sebagai Alternatif

Menghadapi tantangan ini, Rex mengatakan bahwa banyak sekolah mulai mempertimbangkan pendekatan on-premise untuk sistem produktivitas mereka. Dibanding SaaS yang rentan terhadap kenaikan harga dan perubahan fitur tanpa pemberitahuan, solusi on-premise menawarkan stabilitas jangka panjang, biaya yang lebih terprediksi, dan skalabilitas penyimpanan yang fleksibel. “Dengan data yang disimpan secara lokal, sekolah dapat memastikan perlindungan privasi yang lebih baik dan mematuhi standar kepatuhan yang berlaku,” bebernya.

Ia mencontohkan solusi on-premise yang dirancang untuk mendukung kolaborasi di lingkungan pendidikan Synology Office Suite. Solusi ini disebut Rex menawarkan fitur penyimpanan file yang aman, pengaturan izin berbagi yang fleksibel, pengeditan dokumen secara real-time, dan sistem komunikasi instan.

“Synology Office Suite membantu sekolah meningkatkan efisiensi dalam manajemen akademik, baik untuk proyek kelompok siswa maupun pengelolaan dokumen staf pengajar,” bebernya.

Keunggulan Menyimpan Data Siswa di Server Sekolah

- Keamanan Data: Data disimpan secara lokal di server sekolah, memberikan kontrol penuh atas privasi dan keamanan data.
- Efisiensi Biaya: Biaya awal investasi perangkat keras dapat lebih terprediksi dibandingkan dengan langganan SaaS yang berulang.
- Skalabilitas: Kapasitas penyimpanan dapat disesuaikan dengan kebutuhan sekolah.
- Kontrol Penuh: Sekolah memiliki kendali penuh atas sistem dandatamereka.