Chatbot AI Hadir Jadi Solusi Optimalkan Layanan Perusahaan

JAKARTA - Di era serba digital seperti saat ini, teknologi Artificial intelligence (AI) semakin berkembang dengan pesat. Hadirnya AI banyak dimanfaatkan, salah satunya adalah chatbot yang dapat berkomunikasi seperti manusia.

Bahkan, perusahaan dapat memanfaatkan chatbot karena fungsinya yang praktis dan bisa melayani pelanggan dengan lebih cepat.

Sebagai informasi, chatterbot atau yang dikenal sebagai chatbot, bot, atau talkbot adalah salah satu bentuk perkembangan teknologi AI yang berfungsi untuk proses komunikasi. Metode komunikasi yang digunakan chatbot adalah dengan menggunakan teks.

Layanan chatbot dapat membantu perusahaan untuk berinteraksi dengan customer-nya selama 24 jam secara efektif dan efisien. Tidak hanya itu, chatbot juga telah dilengkapi dengan AI sehingga dapat merespons permintaan customer dengan skala yang lebih besar dengan cepat.

Hadirnya chatbot bertujuan sebagai sarana komunikasi seperti manusia. Luar biasanya, hingga saat ini, chatbot telah berhasil banyak membantu sektor industri, seperti travel hingga e-commerce.

Bagaimana Cara Kerja Chatbot?

Agar chatbot dapat berinteraksi sesuai keinginan perusahaan, maka perusahaan akan memberi dasar pengetahuan serta kombinasi algoritma mengenai pemrosesan bahasa alami.

Langkah pertama adalah mengenai pemahaman permintaan konsumen, yaitu pemrosesan bahasa dan identifikasi keyword serta konteks kalimat.

Langkah kedua, permintaan pengguna akan disesuaikan dengan informasi yang telah diisi pada dasar pengetahuan. Kemudian, jika customer ingin lanjut berinteraksi, chatbot berpeluang akan menjawab pertanyaan tambahan.

Saat menjawab permintaan customer, chatbot akan memprosesnya dengan cepat karena ditunjang oleh AI, aturan otomatis, pemrosesan bahasa alami (NLP), dan pembelajaran mesin (ML).

Berdasarkan cara kerjanya, chatbot dibagi menjadi dua jenis, yaitu Declarative Chatbot (berorientasi pada tugas) dan Conversational Chatbot (berbasis data dan prediktif).

Declarative Chatbot adalah chatbot yang memiliki respons otomatis seperti percakapan dengan menggunakan fungsi NLP dan ML. Adanya interaksi yang terstruktur dan spesifik, jenis chatbot ini dapat digunakan untuk menjawab pertanyaan berupa transaksi sederhana hingga waktu operasional toko.

Sedangkan Conversational Chatbot berperan sebagai virtual assistant berbasis data, prediktif, lebih interaktif dan canggih, serta dapat dipersonalisasi.Tidak hanya itu, chatbot jenis ini bisa mempelajari preferensi pengguna, sehingga mampu memberi rekomendasi sesuai kebutuhan konsumen.

Nah, peran chatbot sebagai virtual assistant sangat membantu dalam meringankan tugas perusahaan, khususnya melayani customer karena interaksi akan jauh lebih efisien.

Beberapa chatbot ini tentunya sudah tidak asing di sebagian masyarakat, di antaranya SIRI, WhatsApp Business API, Gemini, customer service, serta notifikasi dan reminder.

Lalu, Apa Manfaat Chatbot?

1. Respons cepat

Chatbot telah dirancang sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan. Biasanya, chatbot menggunakan platform yang populer di masyarakat seperti WhatsApp, sehingga konsumen dapat menanyakan informasi mengenai produk atau layanan dengan cepat dan praktis.

2. Operasional Usaha Jadi Lebih Mudah

Melalui chatbot, perusahaan tidak memerlukan banyak agen layanan pelanggan, sehingga operasional usaha menjadi lebih efisien.

3. Bisnis Meningkat

Chatbot menyajikan informasi yang akurat sesuai kebutuhan, sehingga konsumen dapat mendapat produk atau layanan dengan cepat. Hal tersebut dapat meningkatkan keuntungan penjualan, bahkan berdampak positif pada pertumbuhan bisnis.

4. Akurat, Efisien, dan Hemat

Chatbot dirancang memberikan pola komunikasi layaknya manusia dan merupakan AI yang menggunakan machine learning serta deep learning, sehingga dapat memberikan informasi akurat dan minim kesalahan.

Melalui chatbot, konsumen dapat menggunakan layanan 24 jam, di luar jam kerja. Bahkan, Marketing Insider Group mengungkapkan bahwa chatbot dapat mengurangi biaya operasional hingga 30 persen.

5. Integrasi dengan Sistem CRM

Chatbot dapat disatukan dengan sistem Customer Relationship Management (CRM) , sehingga informasi yang dikumpulkan selama melayani konsumen akan disinkronkan secara otomatis dengan profil pengguna di CRM, dapat menambah data konsumen, serta meningkatkan kemampuan analitik.

Penggunaan CRM ini sangat penting bagi perusahaan dalam menjalin hubungan jangka panjang dengan pelanggan. Melalui CRM, pengusaha dapat merancang interaksi dengan customer secara lebih terstruktur dan efisien.

Tidak hanya itu, CRM juga dapat melacak riwayat pembelian, mengidentifikasi peluang penjualan, bahkan memberikan layanan yang lebih personal ke konsumen. Hal tersebut akan mempertahankan loyalitas pelanggan, hingga membantu meningkatkan pertumbuhan bisnis.

Kemudian, berbagai fitur canggih pada CRM dapat mengelola data customer, hingga menghemat waktu dan sumber daya karena semua prosesnya dilakukan secara otomatis.

Cara Memilih Aplikasi CRM

Menggunakan CRM untuk bisnis tidak bisa dilakukan dengan sembarangan, Anda harus memilih aplikasi CRM yang cocok dengan perusahaan. Berikut cara memilih aplikasi CRM yang cocok untuk perusahaan Anda.

1. Sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan

Pengusaha harus menggunakan aplikasi CRM yang tepat agar tujuan bisnis dapat terpenuhi. Berbagai fitur dari aplikasi CRM, seperti pengelolaan kontak, pemasaran, dan penjualan dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.

2. Mudah digunakan

Anda harus memastikan user interface tidak memerlukan pelatihan rumit, serta dapat dipahami oleh karyawan yang bertugas untuk meningkatkan produktivitas dan efektivitas penggunaan CRM.

3. Terintegrasi dengan aplikasi lain

CRM yang terintegrasi dengan aplikasi lain akan mempermudah transfer data, sehingga operasional akan lebih efisien.

4. Pilih CRM yang fleksibel

Sangat penting memilih CRM yang dapat tumbuh seiring tumbuhnya bisnis. Aplikasi CRM harus dapat menangani peningkatan jumlah pengguna, data, serta transaksi tanpa mengurangi kinerja.

5. Partner terpercaya

Anda harus memilih penyedia layanan CRM yang terpercaya karena keamanan data pelanggan sangat penting. Maka dari itu, Anda sebagai pebisnis harus memastikan bahwa partner tersebut memiliki infrastruktur yang aman dan andal.

Bagi Anda yang tertarik menggunakan chatbot untuk layanan bisnis, PT Infomedia Nusantara hadir sebagai solusi. Telah dipercaya oleh 600 perusahaan, Infomedia menyediakan layanan CRM yang dibagi menjadi dua jenis, yaitu chatbot starter dan chatbot basic.

Chatbot starter membantu para pegiat UKM untuk berinteraksi dengan pelanggan hingga 24 jam. Chatbot starter ini menyediakan 25 konten FAQ, sehingga dapat meningkatkan customer experience dan customer satisfaction, memaksimalkan peluang bisnis, hingga dapat menjadi marketing tools serta cross selling.

Tidak hanya itu, ada pula chatbot basic. Berbeda dengan chatbot starter, chatbot basic menyediakan 75 konten FAQ. Kedua jenis layanan chatbot tersebut mudah didapatkan, Anda hanya perlu berlangganan WhatsApp Care Channel.

Layanan chatbot milik Infomedia telah terintegrasi dengan platform omnichannel (OmniX). OmniX memberikan pengalaman personalisasi otomatis untuk customer di aplikasi pesan yang populer.

OmniX memiliki beberapa fitur yang memudahkan Anda ketika mengoperasikannya. Di antaranya Drag and Drop User Interface, di mana user interface dapat divisualisasikan dengan baik. Kemudian, terdapat Flow Management yang berfungsi untuk membuat, mengelola, dan menggunakan kembali konten yang telah ditetapkan.

Lalu, terdapat Manage Content yang mencantumkan semua jenis konten berupa action button, dropdown, teks, dan lainnya.

Tidak hanya itu, chatbot milik OmniX juga mudah untuk mengirimkan pesan instan ke seluruh aplikasi pesan. Selain itu, melalui platform ini, Anda juga bisa melakukan self service testing, lho.

Jadi, tunggu apalagi? Segera efisiensikan layanan perusahaan dengan menggunakan chatbot. Yuk, hubungi Infomedia untuk mendapatkan layanan CRM yang tepat untuk bisnis Anda!